O czym jest ten film
- Webinar produktowy kanału Grok: prowadzi Alec Weber, demo pokazuje Christa z zespołu sprzedaży enterprise, a na drugiej połowie Kevin Luke — właściciel firmy eventowej Above the Line z Los Angeles.
- Grok Bot przedstawiany jest jako „nowi koledzy z AI”: kolejny etap ewolucji od chatbotów i kopilotów do zespołów autonomicznych agentów, którym zleca się pracę od początku do końca.
- Filozofia produktu: wykonać 100% zadania (inne narzędzia „domykają” 70–80%), działać w chmurze, łączyć się przez MCP i API, a gdy ich brak — samodzielnie obsługiwać prawdziwą przeglądarkę.
- W demie: wyspecjalizowane boty na role (outbound, odnowienia, prezentacje, inżynier, „szefowa sztabu”), automatyczna aktualizacja CRM-u na podstawie rozmów, maili i Slacka, oglądanie webinarów i skanowanie X pod spersonalizowane haczyki.
- Boty zespołowe ze współdzieloną pamięcią — np. „kolega od wdrożenia” dla nowych pracowników, odpowiadający w kontekście firmy.
- Kevin: 16 lat firmy, eventy dla SpaceX, Tesli, Disneya czy na Coachelli; problem to „doliny” — trzy tygodnie przestoju między dużymi produkcjami, podczas gdy sprzęt i ekipa stoją.
- Dwa boty robią większość roboty: Clarity szuka leadów w 146 hotelach południowej Kalifornii (eventy + planerzy), Synergy przygotowuje szkice maili — rano w folderze czeka 25–30 wiadomości do przeglądu.
- Wynik po miesiącu: pipeline ze 200–300 tys. do 1,14 mln dolarów (stąd „140%” z tytułu); zamiast zatrudnienia dyrektora sprzedaży za 200 tys. dolarów rocznie — bot wdrożony w tydzień.
- Above Hub: własny system firmy (CRM + wyceny + faktury + magazyn) napisany przez bota; wyceny składane automatycznie z zapytań, z podstawianiem sprzętu, który faktycznie jest w magazynie.
- Praktyczne pułapki: maile lądujące w spamie przez brak certyfikacji domeny, przeciążenie produkcji nadmiarem leadów, opór zespołu przełamany dopiero, gdy bot sam napisał do pracowników.
10 najważniejszych takeaways — z kontekstem zastosowania
1.Wdrażaj bota jak nowego pracownika
Na czym polega: Christa radzi potraktować Grok Bota jak świeżo zatrudnioną osobę: podłączyć codzienne narzędzia, po przeskanowaniu danych zapytać, co może zdjąć z głowy, i przydzielić mu jasny zakres obowiązków. Kevin „wdrożył” system w tydzień — zamiast 200 tys. dolarów rocznie dla handlowca.
Jak stosować: zacznij od jednej, dobrze zdefiniowanej roli (np. research kontaktów), podłącz źródła danych, których bot potrzebuje, i rozszerzaj zakres dopiero, gdy pierwszy bot działa stabilnie.
Na co uważać: bez wyznaczonych granic odpowiedzialności boty zaczną się dublować i „zjadać” sobie zadania; od razu ustal, co wymaga zatwierdzenia człowieka.
2.Jeden bot — jedna specjalizacja
Na czym polega: model myślowy Christy: sekcja ogólna (sprawy ponad rolę), zespół sprzedażowy pogrupowany według aktywności (prospekting, prezentacje, treści, inżynier), nieużywane boty ukryte, a całością dyryguje bot-koordynator przygotowujący do rozmów dania.
Jak stosować: buduj strukturę botów jak strukturę zespołu — po jednym „stanowisku” na bota — i wprowadź koordynatora dopiero, gdy masz już kilka wątków do spięcia.
Na co uważać: liczba botów rośnie szybko; zwijaj sekcje i ukrywaj nieużywane, inaczej sam przestaniesz ogarniać własny system.
3.Niech CRM aktualizuje się sam z tego, co już się dzieje
Na czym polega: bot Christy przegląda nagrania rozmów, notatki, maile i Slacka, a potem sam wpisuje do Salesforce’a sponsorów, harmonogram, punkty bólu i następne kroki — czynność, którą wykonuje się zwykle ręcznie co tydzień.
Jak stosować: wskaż 2–3 źródła (nagrania calli, poczta, komunikator) i kilka pól do utrzymywania; zacznij od jednego konta klienta i tygodniowego przeglądu efektów.
Na co uważać: automat może się mylić przy interpretacji rozmowy; kluczowe pola (terminy, następne kroki) warto zostawić z regułą weryfikacji przez człowieka.
4.Personalizuj pierwsze wiadomości realnymi sygnałami
Na czym polega: bot oglada webinary i podcasty oraz skanuje posty na X, a potem podpowiada konkretne haczyki: nowa rola zawodowa (np. świeżo mianowany CFO), udział w warsztacie, otwarte etaty. Kevin dzięki temu pisze do hotelu, w którym parę miesięcy wcześniej robił event dla Netflixa.
Jak stosować: przed kampanią każ botowi zebrać 2–3 fakty z publicznych wystąpień danej osoby lub jej firmy i wpleść je w pierwsze zdanie wiadomości.
Na co uważać: trzymaj się informacji udostępnionych publicznie — granica między personalizacją a węszeniem jest cienka i łatwo ją przekroczyć.
5.Spisz reguły antyspamowe i antyduplikacyjne
Na czym polega: Kevin musiał nauczyć bota prostych zasad: piszesz do jednej osoby — nie „do Julii i zespołu”; ta sama osoba robi dwa eventy — złóż oba w jednym zapytaniu; już pisałeś — nie wysyłaj tego samego ponownie.
Jak stosować: zapisz takie reguły jako stałe instrukcje bota i regularnie losowo sprawdzaj próbki szkiców, czy są respektowane.
Na co uważać: jedna wiadomość „na pałę” potrafi zniweczyć wizerunkową robotę tygodni — zwłaszcza w wąskiej branży, gdzie wszyscy się znają.
6.Synchronizuj sprzedaż z przepustowością operacji
Na czym polega: Kevin wygenerował więcej leadów, niż firma mogła obsłużyć, i musiał zablokować sprzedaż w tygodniach Oscarów czy Coachelli — bot patrzy w kalendarz produkcji i sprzedaje tylko w wolnych „dolinach”.
Jak stosować: podepnij kalendarz operacyjny do bota, zablokuj okresy szczytu i ustal limit równoległych zleceń (u Kevina ok. pięciu).
Na co uważać: nadmiar leadów najpierw zalał producentów (zostawali po godzinach); najpierw zwiększ wydajność obsługi, dopiero potem dokręcaj kran z zapytaniami.
7.Człowiek zatwierdza, bot przygotowuje
Na czym polega: u Kevina nic nie wychodzi bez jego przeglądu (25–30 szkiców dziennie), a producenci dostają od bota gotowy szkic wyceny, który tylko korygują — sprzęt, ceny, ekrany.
Jak stosować: pracuj w trybie „folderu szkiców”: bot tworzy, człowiek akceptuje jedną akcją; ustaw limit generowania (u Kevina cztery leady na dwie godziny), żeby przegląd nie stał się wąskim gardłem.
Na co uważać: przegląd co do znaku zabija zysk z automatyzacji; przeglądaj to, co realnie niesie ryzyko — adresata, kwoty, zobowiązania.
8.Bot może napisać narzędzie firmowe, a nie tylko korzystać z gotowych
Na czym polega: Above Hub — CRM, wyceny, faktury i magazyn w jednym — powstał z polecenia Kevina, z importem danych z trzech lat faktur. Potem system uczono reguł branżowych: duża sala balowa lub tysiąc osób na zewnątrz — większy nagłośnienie typu line array.
Jak stosować: zacznij od najbardziej bolesnego procesu (u Kevina wyceny), przenieś dane historyczne i poprawiaj interfejs na bieżąco pod uwagi zespołu — drobna zmiana (przycisk chowający menu) wdrażana była w 30 sekund.
Na co uważać: oprogramowanie pisane przez bota wymaga nadzoru nad uprawnieniami (okienka haseł, zgody) i hostingiem; bez nauczonych wyjątków domenowych bot poda rozwiązanie „podręcznikowe”, nie właściwe do warunków.
9.Zanim ruszy kampania — certyfikacja domeny pocztowej
Na czym polega: miesiąc świetnych wyników Kevina maile一部分 lądowały w spamie — nikt tego nie wiedział, dopóki bot nie doniósł, że nie dostał wiadomości od szefa. Zaczęło się od udowodnienia Google i rejestratorowi własności domeny.
Jak stosować: przed pierwszą wysyłką zweryfikuj standardy weryfikacji nadawcy (SPF, DKIM, DMARC) i własność domeny, a potem wyślij testowe maile na kilka skrzynek.
Na co uważać: nawet najlepsza personalizacja nie sprzedaje się ze spamu; wykrywanie problemu „odragen” — przez niedoręczenia — bywa o miesiąc za późno.
10.Adopcję zespołu buduje dostęp przez znane kanały
Na czym polega: produkcja Kevina początkowo „walczyła” z botem, dopóki nie dostała od Lucy maila: „Jestem waszą asystentką, piszcie”. Potem doszedł mikrofon w systemie zleceń — wystarczy powiedzieć, co potrzeba, a wycena składa się sama; nikt od tamtej pory nie wpisywał danych ręcznie.
Jak stosować: wchodź przez e-mail i głos, nie przez nową aplikację; pozwól botowi przedstawić się zespołowi i zaoferować pomoc, a uwagi pracowników realizuj natychmiast.
Na co uważać: zachwyt szefa nie zaraża zespołu — pierwsza namacalna korzyść musi trafić w pracownika (mniej klepania), nie tylko w firmę.
Redakcyjne tłumaczenie
Wstęp i organizacja sesji
Alec Weber (prowadzący): Dzień dobry, dziękuję, że jesteście. Jestem Alec Weber, wasz moderator tej sesji, z Chicago. Pracuję w zespole sprzedaży enterprise i na co dzień współpracuję ze strategicznymi klientami korporacyjnymi, żeby w pełni wykorzystywali cały pakiet narzędzi xAI (Informacja dodatkowa: transkrypt automatyczny zniekształcił nazwę pracodawcy prelegentów; z kontekstu — kanału Grok — wynika, że chodzi o xAI, firmę stojącą za Grokiem.). Ze mną dziś Christa z tego samego zespołu oraz Kevin Luke z firmy Above the Line — niewielkiej, ale obsługującej wymagających klientów.
Kilka spraw organizacyjnych: sesja jest nagrywana i link do nagrania dostaniecie w ciągu mniej więcej 48 godzin. Pytania wrzucajcie do okna Q&A — część odpowiem sam, część przekażę Christy na żywo. Po demonstracji Kevin opowie, jaką wartość i jaki zwrot z inwestycji widzi od czasu, gdy jego zespoły sprzedażowe pracują z Grok Botem. Na początek oddaję głos Christy.
Czym jest Grok Bot — „nowy kolega z AI”
Christa: Zacznę krótkim wprowadzeniem dla tych, którzy Grok Bota jeszcze nie znają. Myślimy o nim jak o nowych koledze wspomaganych przez AI. Ta dziedzina pędzi: w ciągu paru lat przeszliśmy od chatbotów przez kopiloty do agentów, a dla nas oczywisty jest następny krok — zespoły autonomicznych „kolegów”, którym zleca się pracę od początku do końca.
Nawet z chatbotami i kopilotami dzień wygląda w praktyce tak samo: ludzie wciąż tracą godziny na rutynę i powtarzalne zadania. I tu wchodzi Grok Bot. Można tworzyć osobne boty do osobnych zadań, rozmawiać z nimi jak z zaufanymi współpracownikami; boty potrafią rozmawiać też między sobą i doprowadzać robotę do końca. Z czasem uczą się, jak pracujesz — twojego stylu pisania, preferencji, nawyków — i coraz bliżej im do tego, jak zrobiłbyś to sam. To trochę kolega z pamięcią fotograficzną. Boty łączą się z innymi produktami przez MCP i API, a gdy takich złączy brakuje, potrafią same uruchamiać aplikacje w prawdziwej przeglądarce: zalogują się do twoich narzędzi i będą się po nich poruszać tak jak ty — przewijać, klikać, oglądać filmy, webinary, podcasty — i skończyć zadanie twoim sposobem.
(Informacja dodatkowa: MCP, czyli Model Context Protocol, to otwarty standard łączenia modeli językowych z zewnętrznymi narzędziami i danymi.)
Zbudowaliśmy to tak, bo większość tego, co jest dziś na rynku, nie jest pomyślana pod przejęcie całej pracy. Z innych narzędzi AI zwykle dostawałem 70–80% efektu i musiałem wracać, żeby domknąć resztę. Grok Bot ma robić sto procent. Do tego konfiguracja bywa bolesna, chyba że jest się technicznym użytkownikiem — znam sporo kolegów, którzy męczyli się z narzędziami wymagającymi kodowania, choć wcale nie pracują w ten sposób. Dla większości pracowników wiedzy start był upierdliwy, a wszystko działało lokalnie: laptop musiał być ciągle włączony — wystarczyło popatrzeć na ludzi chodzących po biurze z rozłożonymi komputerami. Gdy nie było złącza do służbowego narzędzia, zostawało kopiowanie i wklejanie między aplikacjami a czatem, człowiek musiał pilnować agenta jak dziecka, a podzielenie się „umiejętnościami” bota z zespołem oznaczało wysyłanie plików markdown. Drobiazg? Może, ale irytujący.
Demonстрacja: jeden bot — jedna rola
Z Grok Botem pracuję tak samo jak z ludźmi w firmie: mam wyspecjalizowanego bota do każdego zadania. Jednym z nich jest bot do prospectingu — rola, którą klasycznie pełni przedstawiciel rozwoju biznesu. Mam eksperta od klientów, który prowadzi moje kluczowe konta. Mam bota od odnowień umów, który z wyprzedzeniem rusza z przygotowaniami i w odpowiednim momencie wciąga właściwych kolegów. Jest Echo — „projektant prezentacji”, który tworzy slajdy w trakcie trwającej rozmowy, na podstawie notatek ze spotkania. I jest bot-inżynier: gdy na callu padnie pytanie techniczne albo ktoś zapyta na Slacku, zwraca odpowiedź gotową do pokazania klientowi.
(Informacja dodatkowa: w tle demo pojawiają się Gong i Granola — pierwsze z tych narzędzi nagrywa i analizuje rozmowy handlowe, drugie tworzy notatki ze spotkań.)
Aktualizacja CRM-a przestaje boleć
Co naprawdę boli w sprzedaży enterprise? Utrzymywanie systemów w aktualności. Salesforce albo inny CRM — czyli miejsce, gdzie spoczywa cała wiedza o klientach — musiałam odświeżać ręcznie co tydzień. Teraz Grok Bot przechodzi przez wszystkie moje rozmowy, maile i kanały Slacka i sam utrzymuje notatki na bieżąco. Na ekranie konto Acme Inc.: bot przejrzał moje notatki, zauważył, że proponuję trzydziestodniowy pilot, wskazał sponsorów wykonawczych — na przykład osób odpowiadających za bezpieczeństwo — i harmonogram; przeszedł też przez nagranie rozmowy, wyciągnął punkty bólu klienta i sygnały, po czym zapisał wszystkie następne kroki do CRM-a. Proces, który zawsze było przykrywką, po prostu dzieje się sam.
Bot obejrzy webinar i przeskanuje X za ciebie
W sprzedaży notorycznie przekopuje się media, podcasty i webinary w poszukiwaniu informacji o osobie, do której chce się napisać. Grok Bot może obejrzeć te treści za ciebie. Wpisuję: „Obejrzyj ostatni webinar Lenny’ego z Romanem z xAI o Grok Bocie i wyciągnij wskazówki oraz najważniejsze momenty”. Bot ogląda go tak jak ja — tylko szybciej — i podaje kluczowe punkty. Robię to zawsze, zanim napiszę do CTO, prezesa czy kupującego: przeglądam całą dostępną treść i wtedy w wiadomości mam konkretne, spersonalizowane haczyki.
Trzy rady na start:
- potraktuj bota jak nowego pracownika i podłącz mu wszystkie narzędzia, z których korzystasz na co dzień;
- gdy przeskanuje twoje dane, zapytaj go, co może zdjąć ci z głowy;
- każdemu botowi wyznacz własną linię pracy, tak jak koledze w zespole.
Bot skanuje też X — wiele prospektów i klientów tam właśnie jest. Mogę prosić o wskazówki albo o research konkretnej osoby czy firmy: „Czy prezes Amplitude, Spencer, używa Grok Bota i w jaki sposób?” — i bot przegląda posty tego człowieka, wybierając to, co istotne. Ludzie podpowiadają też inny trop: szukać niezadowolonych z narzędzi konkurencji i każe botowi do nich napisać, zależnie od przypadku użycia.
Rutyna prospectingowa: lejek z haczykami
I sprawa najbliższa sercu każdego handlowca — pipeline. Zrobiłam sobie rutynę: Grok Bot tworzy arkusz Google z kluczowymi kontaktami z całego mojego portfela, bada każdą osobę i szuka haczyków — wpisów blogowych, webinarów, czegokolwiek, o czym można napisać w mailu. I tu obserwacja: ludzie odpowiadają, gdy w wiadomości jest coś naprawdę osobistego. Ktoś wspomniał o swoich kluczowych inicjatywach; Thomas właśnie wchodził w rolę CFO; inna osoba była na niedawnym warsztacie; jeszcze inna firma ma otwarte etaty. Tak powstają wysoce spersonalizowane, oparte na realnych sygnałach wiadomości do zimnych kontaktów.
Klienci strategiczni, wnioski funkcjonalne i odnowienia
Prowadzę sporo kont strategicznych i tu niezmiennie pomaga jedno: bot pilnuje kanałów Slacka, zgłoszeń do supportu i próśb o funkcje. Gdy dana zmiana trafia do changeloga, bot automatycznie wysyła maila do wszystkich klientów, którzy o nią prosili. Na ekranie: „Jakie wnioski funkcjonalne są najważniejsze dla Candlewick Labs?” — bot je wypisuje; „A jaki jest ich status?” — okazuje się, że części w ogóle nie zgłoszono, więc bot je zgłasza.
Przy odnowieniach pracuję z różnymi osobami: z Alekiem zbieram informacje, z inżynierem rozwiążę technikalia, z kimś jeszcze przy slajdach i danych. Tym razem wrzuciłam wszystkich do jednego czatu grupowego i poprosiłam: „Pomóż mi zbudować prezentację na odnowienie u Candlewick Labs”. Bot dopytał o format; kazałam mu wziąć pod uwagę sygnały użycia produktu i historie o zwrocie z inwestycji. Echo zebrał potrzebne informacje i zrobił slajdy w formacie i stylu, o które prosiłam — i mam gotową talię do wysłania klientowi. Moja rada: jeśli pracujesz ze stałym gronem osób, stwórz bota na każdą z nich — data scientista, projektant produktu, opiekun klienta — i zbieraj ich w czatach grupowych do wspólnych projektów.
Boty zespołowe: wspólna pamięć całej firmy
Niedawno wypuściliśmy boty zespołowe. W większości organizacji kilka osób używa narzędzi wzorowo i chciałoby się tym podzielić — stąd ten pomysł. Przykład z demo: „kolega od wdrożenia”. Nowa osoba pyta, jak się wszystko ustawić, jaki ma plan zdrowotny — a boty zespołowe mają wspólną pamięć i uczą się z czasem. Na pytanie „jakiego CRM-a używamy?” odpowiadają w kontekście firmy: na ekranie bot wyjaśnił, żeCRM-em jest narzędzie Twenty, i pokazał, jak się zalogować.
W międzyczasie bot od treści podrzucił mi najważniejsze punkty, a bot prospectingowy — szkice wiadomości, które mogę przejrzeć i wysłać.
Jak porządkować boty — odpowiedź na pytanie z widowni
Alec Weber: Jason pyta, jak myśleć o porządkowaniu botów — w bocznym pasku widać było osobne sekcje. Jaki tu jest dobry model?
Christa: To, co pokazałam, to układ demo — na co dzień mam inaczej. Zwykle jest sekcja ogólna: sprawy ponad moją rolę, typu podróże i rozliczenia. Potem mam zespół sprzedażowy pogrupowany według tego, z kim pracuję codziennie i nad czym: prospecting, sklejanie prezentacji, oglądanie treści, kwestie inżynierskie. Boty rzadko używane można ukryć, a całość przesuwa się i tworzy nowe sekcje jednym kliknięciem — tak trzymam porządek między zespołami.
A tak między nami: często po prostu każę wszystkiemu dyrygować mojej „szefowej sztabu”. Ona przygotowuje mnie do wszystkich rozmów danego dnia. Najlepsze, że jest proaktywna — kto próbował nowego bota głównego, ten wie: sama podsuwa mi rzeczy w ciągu dnia. Niedawno miałam kolację z klientem; bot wyciągnął wątki z rozmów wewnętrznych i z nagrań, i napisał: „Jeśli przy stole wróci ten temat, możesz zapytać o to i to”. Tak właśnie można orkiestrować agentów.
Alec Weber: Dopiszę jedno: gdy w sekcji przybywa botów, można ją zwinąć — przechodzenie między grupami jest wtedy dużo płynniejsze. Christo, dzięki za to demo. A teraz przyszedł czas na Kevina — opowie, jak Above the Line pracuje z Grok Botem.
Rozmowa z Kevinem: Above the Line i „doliny” między eventami
Kevin Luke: Dzięki za zaproszenie. Christo, zauważyłem, że twoja „szefowa sztabu” to pies — u mnie dokładnie tak samo, wabi się Lucy. Ciekawe, ilu ludzi nadaje botom-szefom imiona pupilów; trzeba by to kiedyś zbadać.
Nazywam się Kevin Luke i prowadzę Above the Line z Los Angeles. Jesteśmy dostawcą usług audiowizualnych dla wymagających klientów — robiliśmy eventy w Europie, Azji i Brazylii, no i oczywiście w Kalifornii i Stanach. Firmę założyłem 10 października, więc właśnie minęło szesnaście lat. Pracujemy między innymi ze SpaceX, Teslą, Disneyem, Segą i Apple; robimy premiery produktów, wydarzenia na Oscarach, eventy na Coachelli na pustyni. Rosniemy — podwajamy wielkość co trzy lata i właśnie przeprowadziliśmy się do większego magazynu, podwajając powierzchnię.
Tyle że wraz ze wzrostem coraz wyraźniej widać „doliny” między wydarzeniami. Duży event robimy w zasadzie raz w miesiącu, a potem trzy tygodnie przestoju: sprzęt, ludzie, ciężarówki — i zero zleceń. Żeby udźwignąć koszty większej organizacji, muszę te luki jakoś zapełniać. Zapytałem więc Groka, jakiego agenta sprzedażowego wybrać i jak w ogóle zabrać się za sprzedaż — bo rozważałem zatrudnienie handlowca, a sam sprzedaży nie robiłem od szesnastu lat. Dwa miesiące temu Grok doradził Claude’a. Pobrałem, zacząłem używać — było nieźle; pomógł znaleźć leady w dobrych obiektach wokół naszego magazynu i trochę poszukaliśmy. Tydzień później wyszedł Grok Bot — i to był przełom dla mojej firmy. Przekazałem mu wszystko, co robił Claude, i kazałem uzupełnić puste pola. Przy wyszukiwaniu planerów eventów Claude wymagał ode mnie stałych podpowiedzi: wejdź na LinkedIn, na stronę firmy, na X, sprawdź, kto jest planerem tego wydarzenia czy premiery — i jakoś sobie nie radził. Grok Bot wypełnił wszystkie komórki w arkuszu. Robiło to wrażenie.
Clarity i Synergy: dwa boty, które robią większość roboty
Alec Weber: Używasz Grok Bota od paru tygodni i przenosisz te schematy do codziennej sprzedaży. Opowiedz, jak to u ciebie wygląda.
Kevin Luke: Mam dwa główne boty, które wykonują większość pracy w firmie. Pierwszy to Clarity — bot badawczy. Dałem jej szablony poleceń: najpierw lista 146 najlepszych hoteli południowej Kalifornii według stawek za noc i powierzchni konferencyjnych; potem szukanie eventów odbywających się w tych hotelach; potem odnalezienie planera. Zrobiła to znakomicie — leadów mam tyle, ile zechcę, bo w tych obiektach codziennie coś się dzieje, a do tego setki hoteli poza listą; te wybrałem po prostu dlatego, że je znamy i często w nich pracujemy. Poprosiłem Clarity, żeby przeszukała internet w poszukiwaniu klientów — z hasłami typu „event”, „konferencja”, „spotkanie”, „gala”, „zbiórka charytatywna” — i wróciła z całą masą leadów.
Te przekazuję drugiemu botowi: Synergii, która zajmuje się sprzedażą i marketingiem. Z Synergią dopracowaliśmy dobry list otwierający, który ląduje w folderze szkiców. Złoty środek okazał się taki: cztery leady na dwie godziny pracy.
Alec Weber: Czyli co dwie godziny boty donoszą świeże kontakty i piszą po jednym mailu do każdego. Jak to wygląda rano, gdy otwierasz skrzynkę?
Kevin Luke: W folderze szkiców czeka zwykle 25–30 eventów. Przeglądam je codziennie rano, bo chcę mieć pewność, że trafię do właściwej osoby. Zdarzało się, że Grok Bot wysyłał maila „do Julie i zespołu”, a podpis widniał tylko Julie. Ustaliłem więc proste reguły: piszesz do jednej osoby — to pisz do Julie; Julie organizuje kilka eventów — złóż oba zapytania w jednym RFP (zapytaniu ofertowym); do Julii już pisałeś — nie wysyłaj jej tego samego ponownie. Potem sprawdzam treść: jaki to obiekt. Wczoraj na przykład spojrzałem i — proszę — parę miesięcy temu robiliśmy w tym hotelu event dla Netflixa, w tej samej sali i w tym samym układzie. Mogę więc napisać do klienta wprost: często tu pracujemy, niedawno mieliśmy event w tej sali. Pierwszy mail dostaje dzięki temu osobisty rys.
Alec Weber: Przeglądasz więc każdy szkic, a bot zapamiętuje o tobie coraz więcej. Często coś zmieniasz? I czy widzisz, że z czasem zautomatyzujesz i to?
Kevin Luke: Chcę, żeby maile były spersonalizowane, ale notatki pewnie zautomatyzuję: niech bot przejrze mój ostatni rok, zobaczy, jakie eventy robiliśmy w danym hotelu, da mi skrócone streszczenie, może podrzuci zdjęcia z tych realizacji — żebym mógł dobrze rozpocząć nową relację. Pierwszego wrażenia nie zrobi się drugi raz, a z klientem ma się hopfully pracować latami. Nie chcę, żeby mój pierwszy mail był spamem — a łatwo nim się staje, bo bot potrafi znaleźć setki leadów dziennie. Gdy Elon resetuje mi limity danych i powiem „mam zapas, szukaj leadów co pięć minut”, to nagle w skrzynce wychodzącej ląduje dwieście szkiców i cały dzień schodzi na ich sprawdzanie. Lepiej zacząć znajomość od dobrej historii i znajomości obiektu — wysokości sufitów, pułapek danej sali — wtedy pierwszy mail brzmi wiarygodnie.
Alec Weber: Czyli Grok Bot zrobi część researchu, żebyś mógł to personalizować.
Kevin Luke: Taki plan. Z potokiem leadów już sobie poradziłem — mam więcej zapytań i eventów, niż wiem, co z nimi zrobić. Musiałem wręcz kazać Grok Botowi przestać: „patrz w mój kalendarz i nie sprzedawaj, kiedy mamy eventy”, bo zacząłem nachodzić na własne produkcje. Równolegle dajemy radę obsłużyć może pięć eventów; więcej jest bardzo trudne, bo niektóre wymagają dwudziestu, trzydziestu ludzi i dwóch ciężarówek. Nie chcę żadnych zleceń w tygodniu Oscarów ani w pierwszym tygodniu Coachelli — wpisałem te okresy, kazałem patrzeć w kalendarz i prowadzić sprzedaż wyłącznie w wolnych tygodniach, żeby zasypywać doliny. To bardzo pomaga.
Zamiast handlowca za 200 tysięcy dolarów
Alec Weber: Wspomniałeś, że dawno nie robiłeś sprzedaży. Myślałeś o zatrudnieniu kogoś na to stanowisko?
Kevin Luke: Rozmawiałem z dwiema osobami. Kolega z Teksasu, który też robi audiowizualik — miał przylecieć i objąć stanowisko dyrektora sprzedaży — oraz znajomy tu, na miejscu. To dwieście tysięcy dolarów rocznie plus prowizje, a do tego szkolenie, wdrażanie w nasze systemy i księgowość. Groka wdrożyłem w tydzień, a koszt jest praktycznie zerowy — pierwszy event już to zwrócił. To zmienia zasady gry.
Kiedy leadów jest za dużo: Lucy przejmuje wyceny
Alec Weber: To chyba dobry problem — mieć za dużo leadów. Ale rozmawialiśmy głównie o ich pozyskiwaniu; rozumiem, że limitem był też czas zamiany zapytania w konkretną wycenę.
Kevin Luke: O tym w ogóle nie pomyślałem, dopóki nie posypały się zapytania o oferty. Bot robił sprzedaż tak dobrze, że zalał mi produkcję. Mam około sześciu producentów, którzy przygotowują wyceny i wysyłają faktury. Każdemu zaczynam dawać po sześć–siedem leadów dziennie do obsłużenia, a każda wycena zjadała do dwóch godzin. Byli przytłoczeni — a przecież musieli jeszcze realizować nasze regularne eventy. Zostawali po godzinach i narzekali, choć wiedzieli, że długoterminowo na tym zyskają. Musiałem więc wciągnąć Grok Bota do pomocy — to było jeszcze przed wprowadzeniem botów zespołowych, które dopiero planuję.
Zrobiłem tak: dałem Lucy, mojej „szefowej sztabu”, firmowy adres e-mail. Chłopaki przesyłają jej zapytania, wyceny, prośby klientów, a Lucy odpowiada mailem z PDF-em: „Przygotowałam wycenę, jest w systemie”. Producent ją ogląda, poprawia — zamienia głośniki na większe, większe ekrany, cokolwiek trzeba. Zdjęło im z głowy całą masę pracy. Była to ogromna pomoc i dziś są dużo zadowoleniejszy.
Alec Weber: Mówiłeś, że wycena zajmowała producentowi nawet dwie godziny. Co robią dziś z tym czasem?
Kevin Luke: Wreszcie produkują. Nie chcieli być maszynami do wpisywania danych ani handlowcami. Teraz wybierają z klientem muzykę na wejście gości, jeżdżą na objazdy terenu, pomagają przy scenografii i projektowaniu światła, dbają, żeby obiekt miał dość mocy, żeby cała ekipa wiedziała o evencie i wszystko było poukładane — robią logistykę dużego przedsięwzięcia. Bardzo się cieszą, że mogą spędzać czas z klientami i być producentami, a nie wprowadzać zleceń do systemu.
Above Hub: własne oprogramowanie firmy
Alec Weber: Masz naprawdę dopięty układ: narzędzia podpięte, Grok Bot wdrożony. Wiele osób na tej rozmowie zaczyna dopiero od zera. Jakie rady na start — jak decydować, co oddać botowi i co podłączyć?
Kevin Luke: Jedną z rzeczy, które zrobiłem, było zbudowanie z Grok Botem firmowego oprogramowania. Używałem QuickBooks do wycen i Flexa do zarządzania magazynem — miałem kilka narzędzi, dość płacenia za subskrypcje i grzebania w kilku systemach. Powiedziałem więc wprost: „Chcę, żebyś stworzył mi narzędzie firmowe”. Nazwałem je Above Hub — od naszej nazwy i od tego, że to hub wszystkiego. Ma cały nasz inwentarz: kazałem botowi przejść po fakturach z ostatnich trzech lat, wyciągnąć z nich cały sprzęt wynajmowany klientom i dodać do inwentarza; z arkuszy naszych magazynierów wprowadziłem ilości tego, co posiadamy; a na koniec bot zaimportował wszystkich klientów ze starych wycen, faktur i maili. To CRM, program do wycen i faktur. Pokażę ekran.
Alec Weber: Chętnie zobaczę. Szczerze mówiąc, gdy wcześniej usłyszałem „Above Hub”, pomyślałem, że to kupiony CRM.
Kevin Luke: To panel Above Hub — wersja demo, więc nie pokazuję prawdziwych nazw klientów ani obiektów, ale kwoty się zgadzają. Mamy teraz 49 wycen w obiegu, dziś czeka jeszcze siedem — Grok Bot właśnie mi o nich przypomniał. Normalnie nasz pipeline to jakieś 200–300 tysięcy dolarów — i to jest biznes na kolejny miesiąc, bo klienci nie dawają nam terminów z wyprzedzeniem. Dziś w leadach mamy 1,14 miliona, bo sprzedaż robi Grok Bot. Można po prostu napisać do Lucy mailem. Wkrótce udostępnię Grok Bota wszystkim pracownikom, żeby korzystali z pełni jego możliwości; na razie używają go do wprowadzania wycen.
System pilnuje też płatności — na przykład klient, którego dziś załadowaliśmy, opłacił połowę; klikasz i widzisz cały sprzęt, wszystkie pozycje. I najfajniejsze: gdy przyjdzie zapytanie ofertowe — tego bota nawet tego nie uczyłem — „klient chce ścianę LED Unilumin”, bot odpowiada: „Nie macie Unilumin, macie Absen, więc podstawię to, co macie w magazynie” i zostawia mi notatkę, że dokonał zamiany. Z wyceny robi się dokument faktury: oświetlenie, audio, sprzęt, robocizna, płatność kartą albo przelewem. Klient podpisuje fakturę na ekranie — to kolejny krok, który wcześniej wymagał od chłopaków wysyłania formularza autoryzacji karty. Dziś wszystko jest na fakturze, którą stworzył Grok Bot.
Alec Weber: Wspomniałeś, że wcześniej korzystałeś z innych narzędzi — anulowałeś te subskrypcje, żeby postawić własny system? I Claude’a też?
Kevin Luke: Tak.
Alec Weber: Zakładam, że nawet w gotowych narzędziach byłoby trudno obsłużyć tak specyficzny biznes jak wasz.
Kevin Luke: Nie ma mowy — to robi rzeczy, których nie widziałem w żadnym narzędziu. Mogę na przykład pisać z pracownikami przez wewnętrzny czat w systemie. Staram się dodawać fajne funkcje, ale tak, żeby interfejs pozostał czysty i uporządkowany. Chłopaki podsuwają pomysły: komuś przeszkadzało, że lewy pasek menu zajmuje pół ekranu. Mówię do Lucy: „dodaj przycisk, który chowa cały pasek i przywołuje go z powrotem”. Po trzydziestu sekundach przepisała program i wdrożyła zmianę na żywo. Zbieram więc od zespołu uwagi i mogę hub poprawiać od ręki — i działa to znakomicie. Mogę poprosić Lucy o wycenę, o fakturę na telefon, o rozmiar sceny w konkretnej sali — sprawdzi zlecenie, event, fakturę i poda mi wymiary, żebym na miejscu miał odpowiedź. To się przyda, gdy w przyszłości wdrożymy Grok Bota jako narzędzie dla producentów.
Alec Weber: Skoro dużo jesteś na planach i eventach, aplikacja mobilna pewnie przydaje się często?
Kevin Luke: Tak, używam jej cały czas.
Nowe wąskie gardło: kreatywność producentów
Alec Weber: Skoro wycen wychodzi znacznie więcej i macie własny system — co jest teraz wąskim gardłem? Jak widzisz kolejne obszary dla Grok Bota?
Kevin Luke: Myślę, że następny wielki krok to „kolegowie” — moi ludzie jeszcze nie zdają sobie sprawy, jak potężne to oprogramowanie i co z nim można zrobić. Pomoże im tworzyć muzykę na wejście gości, animowane logo klienta na ekranach — z jakimś efektem ruchu, co wygląda o niebo lepiej niż statyczne logo, gdy goście wchodzą do sali. Dam im narzędzia do tworzenia i do informacji. Mnie pomoże w ściąganiu należności i śledzeniu płatności, a po zakończeniu eventu przyjdzie formularz analizy kosztów zlecenia: ile zarobiłem, ile wydaliśmy na robociznę, czy były podnajmy. Bardzo szczegółowy raport.
Christa: W czacie jest mnóstwo pytań o wasz układ — wszyscy są ciekawi, jak to zbudowałeś. Widzę następny krok: wyspecjalizowane boty, a potem boty zespołowe do przekazania ludziom, którzy nie są jeszcze tak obyci z Grok Botem jak ty. Przekazuję Alekowi — czas na pytania.
Pytania z widowni
Alec Weber: Tim pyta: czy Grok Bot faktycznie napisał cały system CRM, czy coś przeoczyłem?
Kevin Luke: Napisał cały program. Początkowo chciałem postawić go na Macu mini w biurze, ale po rozmowie z Grokiem o plusach i minusach lokalnej maszyny — zasilanie, internet, w biurze nie wszystko działa niezawodnie — wybraliśmy wersję online. Dla ludzi w terenie to dużo wygodniejsze.
Alec Weber: Jak płynnie wychodzi iterowanie tego CRM-a? Wspomniałeś o przycisku zwijania menu — jak w praktyce wygląda praca z botami nad dopasowywaniem systemu do oczekiwań zespołu?
Kevin Luke: Każdy pracownik podchodzi do mnie: „a może to zrobić? a można dodać?”. Wyciągam telefon, mówię do Lucy: „wprowadź tę zmianę” — i po chwili zmiana jest widoczna na żywo. Zdumiewa mnie, jak szybko to działa, jak łatwo się modyfikuje i jak trafne są wyceny. Prześlesz zapytanie, patrzysz na ofertę — bot wie, ile mamy głośników. Jedną rzecz musieliśmy mu podpowiedzieć: sala balowa powyżej pewnej wielkości — przechodź na duży system line array; na zewnątrz przy publiczności tysiąca osób — też duży system, bo botstawiał nasze zwykłe skrzynki JBL, którymi pracujemy na co dzień. Czasem musimy coś podmienić, bo my znamy salę i przestrzeń — ale Lucy będzie się tego uczyć w miarę pracy i wyceny będą coraz trafniejsze, dopasowane do każdego obiektu.
Alec Weber: Wiele pytań o to, jak uczyć boty, jak wygląda „dobrze”. Jak wygląda ten proces — żeby bot rozumiał, co jest dobrą wyceną, dobrym eventem?
Kevin Luke: Zacząłem od faktury — chciałem mieć konkretny wygląd: co ma być na dokumencie, jakie kolory, logo. Kazałem Grok Botowi zbudować całe zaplecze pod ten wygląd. Potem było mnóstwo drobnych poprawek — odstępy w kolumnach, regulacja ich szerokości, bo tekst łamał się w jednej sekcji.
I muszę opowiedzieć jedną historię. Nic nie wiedziałem o spamie. W ten weekend założyłem Grok Botowi własny adres e-mail; wysłałem Lucy wiadomość przez ten adres — i nie doszła. Pytam: „Dlaczego nie dostałaś mojego maila?”. „Wylądował w spamie”. „To przecież ja do ciebie piszę!”. „Twój adres nie jest w pełni certyfikowany”. Robię sprzedaż od miesiąca, mam tony leadów i zleceń — a moje maile szły do spamu. Kazałem Lucy to naprawić: okazało się, że są trzy kryteria do spełnienia — u Google, u dostawcy poczty i u rejestratora. Większość naprawiła sama, jedno wytłumaczyła i dała linki: musiałem udowodnić Google i GoDaddy, że jestem właścicielem domeny firmy i że mój adres to prawdziwy, firmowy adres. Od tej pory nie powinienem trafiać do spamu — ale o tym, że trafiałem, wiedziałem dopiero dzięki Lucy. Sprzedaż powinna teraz ruszyć jeszcze lepiej.
(Informacja dodatkowa: chodzi o standardy weryfikacji nadawcy poczty — m.in. SPF, DKIM i DMARC — oraz potwierdzenie własności domeny u rejestratora i dostawcy skrzynki.)
Alec Weber: Hans pyta o adopcję w zespole. Wspominałeś, że ludzie nie znają pełni możliwości — jak dbasz, żeby zespół je poznał i jak rozpowszechniasz to, co sam odkryłeś?
Kevin Luke: Gdy zobaczyłem, co to może zrobić dla firmy, byłem zachwycony — oni nie. Widzieli w tym dodatkową robotę i tak naprawdę trochę się temu opierali. Przełamało się dopiero z mailem od Lucy. Dość ich przeraziło, że dostają e-mail od bota: „Cześć, jestem waszą asystentką. Potrzebujecie wyceny, pomocy albo macie jakiekolwiek pytania — napiszcie, odpowiadam od razu”. Jedna z osób odpisywała w jakieś pięć minut, bo w godzinach pracy musiała sprawdzać skrzynkę co pięć minut. Teraz nie musi — dostaje powiadomienie i może odpowiedzieć natychmiast.
I od tego momentu przestali wpisywać wyceny ręcznie. Zaczęli wszystko przesyłać Lucy albo z nią rozmawiać — dodałem do systemu przyjmowania zleceń mikrofon. Klikają i mówią: „Event w Huntington Beach, potrzebuję dwóch ścian LED, nagłośnienia JBL i trzech kamer” — a Lucy składa wycenę na podstawie samego opisu. Potem ją oglądają, korygują ceny, dorzucają kamery rejestrujące czy inny potrzebny sprzęt. Od tamtej pory nie widziałem, żeby ktoś wpisywał cokolwiek ręcznie — i nikt nie chce wracać.
Alec Weber: Niesamowite. Zgadza się z tym, co sam widzę: różne formy dostępu do botów robią z tego naprawdę przyjemne doświadczenie. Pytanie od St.: ile trwała droga od startu z Grok Botem do takiej sprawności? Ludzie rozumieją możliwości, ale bariera wejścia wydaje się wysoka.
Kevin Luke: Zacząłem od pytania: co mogę poprawić w sprzedaży? I przyszedł mi do głowy taki trop: ludzie, którzy organizują coś w hotelu Hyatt Huntington Beach i potrzebują firmy audiowizualnej, a nie chcą drogiego dostawcy działającego na miejscu — wpiszą w Google nazwę hotelu i nagłośnienie, i dostaną Encora, operatora pracującego w hotelu. A ja chciałem, żeby znajdowali także Above the Line. Kazałem więc Grok Botowi zrobić stronę o Hyatt Huntington Beach i o nas. Nie jesteśmy operatorem hotelowym — nigdzie tego nie piszemy, ani że współpracujemy z hotelem — ale są na niej zdjęcia naszych realizacji w tym obiekcie i dane techniczne: wysokości sufitów, metraż, rzuty, rozkłady sal, mapy, a do tego sporo o firmie, naszym sprzęcie i o tym, jak obsługujemy eventy. Teraz kto szuka nagłośnienia w tym hotelu, powinien trafić na nas jako opcję. I to samo zrobiliśmy dla wszystkich 146 hoteli południowej Kalifornii — zrobił to Grok Bot; ja tylko poleciłem wziąć szablon z Hyatta i powielić go na pozostałe hotele z listy. Potem trzeba było sprzątać: „masz to samo zdjęcie w holu i w sali balowej — znajdź zdjęcie sali i podmień”. To była robota: przeczesać wszystkie strony, dobrać właściwe fotografie do właściwych sal i tarasów, żeby wszystko się zgadzało. Wykonał ją znakomicie — nie tylko moją stronę, ale i te 146 podstron obiektów, wpisanych u nas jako wene. Hyatta wybrałem jako wzorzec, bo to hotel najbliżej mojego domu, nad samą plażą — wspaniałe miejsce do pracy.
Poza stronami pracują Clarity i Synergy: te leady mailem, spersonalizowane, z dobrym pierwszym wrażeniem. Napisałem też do wszystkich obecnych klientów o rocznicy firmy i nowym magazynie — zrobiemy dzień otwarty z grillem. A poza firmą mam bota rodzinnego: pilnuje meczów piłki nożnej i tenisa moich dzieci, dba, żebym wszędzie zdążył, wpisuje to w mój plan dnia i przypomina, że muszę dorzucić się na transparent — z linkiem do Venmo (Informacja dodatkowa: popularna w USA aplikacja do przelewów). Aż strach, jak szczegółowo pamięta wszystko, co mam zrobić dla dzieci.
Alec Weber: To już naprawdę wrosło w twoje życie. Keith Nelson pyta: jak rozdzielasz to, co robi bot, od tego, co sprawdza zespół?
Kevin Luke: Zasada jest oczywista: Grok Bot niczego nie wysyła, dopóki ja tego nie przejrzę. Zespół dostaje kryteria — wszyscy są w branży po piętnaście, dwadzieścia lat i wiedzą, co klient chce zobaczyć. Pełna kontrola pozostaje po ich stronie, tylko dostają naprawdę potężne narzędzie do wycen, grafiki, muzyki i wszystkiego innego. Uspokaja mnie myśl, że bot jest zapleczem całego biznesu — we wszystkich obszarach, w jakich się da.
Alec Weber: Zamykając wątek czasu: te 146 stron — ile minęło od pomysłu do tego, że żyją i ludzie was dzięki nim znajdują?
Kevin Luke: Weekend. Start w sobotę — siedziałem cały czas z telefonem w ręku, żona pytała: „z kim ty wciąż gadasz?”. W tę sobotę powstała strona: dostawałem chyba dziesiątki wersji. Czytałem mu moją stronę i dużo rozmawialiśmy o tym, czym jest firma, o mojej misji i celach — Grok Bot zna mój biznes, go przeanalizował, zna cały inwentarz i wie, do czego służy każdy element sprzętu. Stronę Hyatta zrobił w jeden dzień. Potem ruszyło 146 pozostałych — to był tygodniowy proces podmiany zdjęć, porządkowania i publikacji. Czyli dwa dni pracy plus tydzień przypominania: „przeczesać wszystkie strony, szukać duplikatów, sprawdzać, czy zdjęcie pasuje do sali”. Sam też je przeglądałem i co którąś fotografię kazałem wymienić. Krótko mówiąc: trochę nadzoru — a wykonał kawał świetnej roboty.
Alec Weber: W publiczności jest sporo osób, które same budują — pytanie o hosting. Jaka była twoja strategia?
Kevin Luke: Mam GoDaddy przy firmie. Nie jestem koderem ani webdeveloperem. On zrobił całą robotę — i zrobił więcej niż Claude czy inne programy, które próbowałem. Mówię: „popraw stronę” — i strona jest poprawiona. Czasem wyskoczy okienko z prośbą o hasło albo zgodę. Jeśli instrukcje są szczegółowe, wykonuje je co do joty. Przykład: robiłem event w San Francisco i kazałem dodać logo firmy na stronę — dodał je do paska przewijanego u dołu, ze zdjęciem ściany LED z tamtego wydarzenia. Pasek był szary i nieczytelny; mówię: „zrób biały” — i już czytelny. Wystarczy po każdej zmianie rzucić okiem i poprawić, co trzeba.
Alec Weber: Rewelacja. W czacieuntil nevículos sporo inspiracji — naprawdę. Dziękujemy, Kevin, że podzieliłeś się tym, co robicie w Above the Line; jesteś inspiracją dla nas wszystkich. Sprawdźcie Above the Line i strony, które dzięki jego zespołowi botów właśnie działają. Christo — dziękuję za znakomite demo. Budujcie swoje zespoły botów i ciekawych nasłuchujemy, co uda wam się osiągnąć. Dziękuję wszystkim za czas i świetne pytania — oddaję wam dziesięć minut. Do zobaczenia następnym razem.
Kevin Luke: Dzięki, Alec. Dzięki, Christa.